Es gibt technische Erfindungen, die sind einfach nicht totzukriegen. So wie der Videorekorder sein prophezeites Aussterben mehr als 20 Jahre lang überlebte, kämpft auch das telekommunikative Fernkopieren länger als erwartet gegen das Ende. Inzwischen hat die Technik als Online-Fax, Fax2Mail oder Mail2Fax sogar ihren Weg ins Internetzeitalter gefunden.

In den meisten Klein- und Mittelbetrieben gehört das Faxgerät immer noch zur Standardausstattung. Mit gutem Grund, denn es bietet eine anerkannte Übermittlungsform für unterschriebene Verträge oder Aufträge. Die Zustellung einer Faxnachricht lässt sich mit dem Sendebericht dokumentieren und kann im Zweifelsfall über den Telefonnetzbetreiber nachvollzogen werden. Für die Übertragung einer rechtsgültigen Unterschrift per E-Mail bedarf es einer qualifizierten elektronischen Signatur - mit entsprechend höherem Aufwand.

Vom Faxgerät zum Faxdienst

Eine gute Alternative zum eigenen Faxgerät sind Online-Faxdienste. Diese Angebote verbinden die Vorteile eines Faxes mit der einfachen, mobilen Erreichbarkeit einer E-Mail. Vor allem für Nachrichten, die mit Officeprogrammen oder anderen Anwendungen erstellt werden, bietet sich der direkte Versand entweder per Hochladen der Datei oder über eine Faxschnittstelle an.
Wie bei anderen virtuellen Diensten hat auch diese Lösung den Vorteil, dass sie entsprechend den Anforderungen angepasst werden kann. Je nachdem, ob man im Unternehmen nur gelegentlich Faxe versendet, ob man einen regelmäßigen Ein- und Ausgang von Faxnachrichten hat oder ob der Faxverkehr den Hauptteil der Unternehmenskommunikation ausmacht, findet sich der passende Anbieter.
Kern aller Online-Faxdienste ist ein Faxserver, der Faxe versendet, eingehende speichert oder weiterleitet und als Gateway zwischen E-Mail und Faxnachricht dient. Nur für Unternehmen, die viele Faxe verschicken oder empfangen, bietet sich ein eigener Faxserver an - mit den damit verbundenen Aufwänden für Betrieb und Wartung. Online-Dienste stellen diesen Faxserver als Dienstleistung zur Verfügung
Wer seinen Faxdienst ins Internet verlegt, darf allerdings den Sicherheitsaspekt - vor allem beim Fax2Mail oder Mail2Fax - nicht vergessen. Für sensible Firmendaten gelten die gleichen Einschränkungen wie für den E-Mail-Verkehr.

Einfacher Einstieg für Gelegenheitsfaxer

Die einfachste Variante für den Gelegenheitsfaxer ist der Faxversand über einen Internetbrowser. Fast alle Internetdienste bieten diese Einstiegsmöglichkeit an. Oft ist es Teil eines Unified Messaging-Dienstes wie bei GMX oder 3box.de in dem alle Sprach- und Textübermittlungsangebote zusammengefasst sind.
Der Sender stellt das Fax online zusammen, indem er Text eingibt und ein Deckblatt gestaltet. Mehr Komfort bieten zum Beispiel die Angebote von www.fax.de, www.faxonline.at, www.onlinefax.at oder www.simple-fax.de. Auf diesen Seiten kann der Absender nicht nur online Inhalte erstellen, sondern auch vorbereitete Dateien hochladen und als Faxe versenden. Unterstützt werden meistens die gängigen Bildformate wie TIF oder JPG sowie verschiedene Office-Formate und PDF.
Zum Teil ist mit diesen Einstiegsangeboten aber nur der Faxversand möglich. Dafür ist das Service aber weltweit verfügbar und kann von jedem Computer mit Internetanschluss aus genutzt werden. Bezahlt werden kann mit Kreditkarte, Überweisung oder mit Bankeinzug; oft wird auch PayPal akzeptiert.

Fax-/Mail-Kombination: Fax2 oder 2Fax

Die meisten dieser Internetdienste bieten auch die zweite Möglichkeit des Online-Faxverkehrs an: Fax2Mail oder Mail2Fax. Der Absender sendet entweder eine Faxnachricht, die über einen Faxserver und ein Gateway als E-Mail-Nachricht weitergeleitet wird, oder er schreibt eine E-Mail, die als Faxnachricht zugestellt wird. Mit diesen Diensten ist auch ein Faxempfang möglich. Einige große Anbieter dieser Fax/Mail-kombinierten Services sind www.efax.com, www.interfax.net oder www.popfax.com.
Der Absender erhält eine Benachrichtigung über die Zustellung der Nachricht in Form eines Sendeberichtes. Die Empfangsnummern sind für verschiedene Länder verfügbar. Damit ist es für kleinere Unternehmen möglich, eine Faxnummer in anderen Ländern anzubieten, die zum Ortstarif beziehungsweise Landestarif erreichbar ist, ohne eine feste Firmenadresse einrichten zu müssen.
Die Einschränkung des Fax2Mail-Services ist, dass der Absender über ein Faxgerät verfügen muss, um die Nachrichten zu verschicken. Besonders geeignet ist der Dienst für Unternehmen, die ihre Außendienstmitarbeiter oft per Faxnachricht erreichen wollen. Die Zentrale sendet ein Fax, das der Mitarbeiter einfach per E-Mail an jedem Ort erreichen kann.

Faxversand mit direkter Schnittstelle

Für Firmen mit höheren Anforderungen an die Faxkommunikation gibt es Möglichkeiten, Faxnachrichten direkt aus Office-, E-Mail- oder anderen Computeranwendungen zu versenden. Das Fax wird wie ein Drucker installiert und kann für die Ausgabe von Dokumenten aus allen Programmen genutzt werden. Voraussetzung dafür ist eine ISDN-Verbindung und Hardware. Die meisten der genannten Anbieter unterstützen auch diesen Dienst; Anmeldung vorausgesetzt. Auch der VoIP-Dienstleister www.sipgate.at hat ein entsprechendes Faxangebot im Portfolio. Mit solcher Ausstattung kann man sogar Faxe direkt aus Outlook verschicken.
Einfache Softwarelösungen für den direkten Faxversand vom Computer ist zum Beispiel der Klassiker WinFax Pro oder PCPhone Fax-Office. Auf der Grundlage einer CAPI-Schnittstelle sind sogar komplexe Anbindungen beispielsweise an ERP-Systeme möglich.

Faxgeräte vor dem Aus

Auch wenn Faxgeräte virensicher sind und aufgrund der Anruferkennung einen brauchbaren Schutz gegen Spam bieten, droht das Schicksal der reinen Videorekorder auch den Geräten mit ausschließlicher Faxfunktion. Seit einigen Jahren sinken die Verkaufszahlen massiv; im letzten Quartal 2009 gingen die Verkäufe laut GfK um über zehn Prozent zurück. Bis sich die digitale Signatur flächendeckend durchgesetzt hat, wird aber die Faxfunktionalität weiter gefragt bleiben.

(Markus Drenckhan)