Als vor einigen Jahren E-Mails das ständig klingelnde Telefon in den Büros ablösten, waren viele erleichtert. Der elektronische Brief war weniger aufdringlich, besser zu organisieren und erleichterte die Arbeit vor allen in den Bereichen, die viele Kundenanfragen hatten. Inzwischen überwiegen aufgrund der riesigen Flut von Mails die Nachteile der Kommunikationsform.

Überflutung und Verstopfung

Das größte Problem des E-Mails sind unerwünschte Spam- oder gefährliche Viren-Mails. Angaben des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien Bitkom zufolge würden von 100 versandten E-Mails 80 bereits von den Providern als Werbemails herausgefiltert, weitere 15 landeten in den Spam-Ordnern der Empfänger. Da ist es nicht verwunderlich, dass in einer Umfrage unter Führungskräften weit über 90 Prozent der Befragten das größte Problem in der zunehmenden Masse der unerwünschten Mails sehen.

Der E-Mail-Verkehr ist zu einer Art Südost-Tangente des Internets geworden: Ständig ist das Postfach verstopft, es geht nur langsam voran und man macht sich nur selten klar, dass der Stau, in dem man steckt, selbst verursacht ist. Zumindest was den letzten Punkt angeht, gibt es einige Tipps, die man beim Schreiben und Bearbeiten von E-Mails beachten sollte.

Konzentration auf das Wesentliche

In dieser Mail-Flut läuft man schnell Gefahr, wesentliche Inhalte zu übersehen. Um dem zu entgehen, kann es sinnvoll sein, andere Formen der Kommunikation für bestimmte Zwecke einzusetzen; ohne sich dabei in der Vielfalt der Möglichkeiten zu verlieren.
Für kurze Mitteilungen bieten sich die vielen Instant Messaging-Dienste an - beispielsweise AOL, ICQ, Trillian, Windows Live Messenger oder Yahoo. Diese Dienste erfreuen sich unter Jugendlichen inzwischen einer größeren Beliebtheit als E-Mails. Instant Messaging-Dienste können auch für Firmenzwecke verwendet werden, wenn man ein paar Sicherheitsregeln beachtet.
Gegen die unlesbare Anzahl von Newslettern im Posteingang hilft es, die neuesten Informationen per RSS-Feed zu abonnieren. Auch für den eigenen Newsletter ist das eine Alternative - möglicherweise in Verbindung mit einem Blog -, mit dem man den E-Mail-Transfer entlasten und Aufmerksamkeit beim Kunden erreichen kann. Gleichzeitig vermeidet man die Probleme mit der Darstellung von HTML-basierten Newslettern.

Für die firmeninterne Wissenssammlung ist ein Wiki das geeignete Mittel. Dort lassen sich themenzentrierte Diskussionen führen - und nachvollziehen. Ein Wiki muss keine Enzyklopädie sein, es kann zum Beispiel auch projektbezogen geführt werden und umfangreiche Mailinglisten ersetzen. Allerdings müssen für die firmeninterne Installation einige serverseitige Voraussetzungen erfüllt sein. Aber auch Mailprogramme selbst beinhalten Funktionen, die den Mailverkehr reduzieren helfen. So lassen sich zum Beispiel Umfragen mit dem Umfrage-Tool von Microsoft Outlook 2007 einfacher realisieren und auswerten.

Collaboration statt E-Mail-Pingpong

Einen wesentlichen Teil des täglichen E-Mail-Aufkommens macht das Hin- und Hersenden von Dokumenten zur Überarbeitung und Kommentierung aus. In großen Unternehmen - besonders mit Multi-site-Development - gehört die Arbeit mit Collaborative Software zum Standard. Für Klein- und Mittelbetriebe gibt es einfachere Varianten, um die Arbeit an Dokumenten und die Kommunikation darüber zu verbessern und E-Mails zu reduzieren. Mit Google Text & Tabellen ist es möglich, Dokumente auf einem Webserver zu speichern und andere für die Bearbeitung dieser Dokumente zu autorisieren.

Derzeit in der Testphase ist das neue Angebot Google Wave, das nach Aussagen von Google angetreten ist, das E-Mail zu ersetzen. Mit Google Wave soll es möglich werden, online gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Gleichzeitig ist es auch eine Kommunikationsplattform, über die man sich austauschen und andere Dokumente und Dateien aller Art einbinden kann. Änderungen an den Dokumenten werden in Echtzeit sichtbar. Alle Diskussionen, Kommentare und vorhergehende Versionsstände eines Dokumentes bleiben erhalten und können von allen Teilnehmern nachvollzogen werden. Über eine offene API-Schnittstelle können andere Anwendungen angeschlossen werden. SAP hat bereits Interesse an einer Verbindung angekündigt.

Unabhängig davon, ob Google Wave das erreichen wird, was das Unternehmen verspricht, ist es doch ein Schritt in Richtung einer gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. Dafür ist es allerdings notwendig, sich auf neue Arbeitsstrukturen und -formen einzulassen. Man arbeitet nicht mehr allein an einem Dokument, sondern online in einem Team; was auch bedeutet, dass nicht mehr jedes Dokument zur Bearbeitung auf dem Papier vorliegt.

Kreativität ist gefragt

Niemand zweifelt ernsthaft daran, dass E-Mails auch weiterhin unsere Arbeits- und Privatkommunikation beherrschen wird. Dennoch können wir dazu beitragen, die Flut ein wenig einzudämmen, damit die wesentlichen Informationen nicht untergehen. Alternativen gibt es und mit ein bisschen Kreativität lassen sich viele weitere Möglichkeiten finden. Und manchmal kann auch ein gutes altes Telefongespräch ein unpersönliches Mail ersetzen.

(Markus Drenckhan)