Natürlich ist das papierlose Büro ein Witz der virtuellen Geschichte. Aber während Papier zum Lesen dem Bildschirm meist überlegen ist, ist es ein ganz schlechter Speicher wichtiger Unterlagen: Es ist fast immer irgendwo verlegt.

Papierberge

Die meisten Schreibtische sind überhäuft von Papierbergen, die in zwei Kategorien zerfallen: Papier, das nur der vorübergehenden Lektüre dient und als Altpapier designiert ist, und Papier zum Aufheben, wie "richtige" Zeitungsausschnitte, Visitkarten, Zahlungsbelege, Briefe, medizinische Befunde und alles Mögliche, was wir tatsächlich aufbewahren wollen und wofür Papier eine (überholte) Form des Speichers ist. Meist landet beides im selben Stapel und verbindet sich zu untrennbarem Chaos, spätestens nach der nächsten Übersiedlung unauffindbar.

Scanner schafft Abhilfe

Dabei kann ein ziemlich billiges Accessoire zumindest teilweise Abhilfe schaffen: ein Scanner zum PC oder Mac. Scanner sind in den vergangenen Jahren so billig geworden wie hervorragende Farbdrucker. Trotzdem bedienen wir uns ihrer zu selten und häufig nur zum Scannen alter Papierbilder. Dabei sind sie wie geschaffen zum Aufheben papierener Dokumente; ist es nicht gerade eine amtliche Unterlage, kann das Original ruhig entsorgt werden, schließlich ist es meist auch nichts anderes als ein banaler Ausdruck.

Erschwingliche Geräte

Schon um weniger als 100 Euro gibt es Geräte von Hewlett Packard, Canon (in ihrer flachen Eleganz die Schönsten am Schreibtisch) oder Epson, die nicht nur Fotos digitalisieren, sondern einen wesentlichen Beitrag zu mehr Ordnung in den privaten Unterlagen leisten können. "Multifunktionsgeräte" um einige hundert Euro, die Scanner und Drucker verbinden (was auch kopieren und meist auch faxen ermöglicht) sind auch für Haushalte längst erschwinglich geworden.

Dokumenteneinzug

Besonders hilfreich, wenn man Unterlagen systematisch digitalisiert, ist ein Dokumenteneinzug, sonst meist die Domäne teurer Bürogeräte. Um rund 450 Euro kann der Hewlett Packard Scanjet 5550c zwar nicht besser scannen als wesentlich billigere Flachbettscanner ohne Einzug. Aber dafür ist die Bequemlichkeit des Einzugs gewohnheitsbildend: Wichtige Post oder Papierunterlagen am Abend einzufüttern und ein Stichwort dazuzugeben, ist eine Angelegenheit weniger Minuten täglich.

OCR-Programme (Schrifterkennung) erleichtern später die Suche; aber in erster Linie wird das Dokument als "Bild" (in Form von JPG oder, besser noch, PDF-Dateien) aufbewahrt. (Helmut Spudich/DER STANDARD/Rondo, 6.6.2003)