Die Freude beim SOS-Kinderdorf ist groß.
Mit Lync wird länderübergreifende Kommunikation und Projektabstimmung zum Kinderspiel.
Nach einer Evaluierung entschied man sich gemeinsam mit dem Microsoft Partner VRZ Informatik für eine Lösung aus der Cloud, konkret Microsoft Office 365. Mögliche Alternativen wie etwa Google Business Apps konnten sich nicht durchsetzen, da Microsoft Office als Standard im Arbeitsleben bei den Mitarbeitern seit Jahren bekannt und für die Administratoren von SOS-Kinderdorf einfach zu implementieren war.
Lösung aus der Cloud: Microsoft Office 365
Ein weiterer Grund war auch der technische Support für Office 365, der die IT-Profis von SOS-Kinderdorf überzeugte. "Microsoft Office 365 mit den Produkten Exchange Online und Lync Online ermöglicht die effiziente und einfache Zusammenarbeit über das Internet. Der große Vorteil der Lösung: SOS-Kinderdorf abonniert die Anwendung als Service über das Internet einfach aus der Microsoft-Cloud", erklärt Katja Piwerka, Produkt Marketing Manager für Office 365 bei Microsoft Österreich. Die von Microsoft selbst betriebenen Dienste gibt es in mehreren Versionen von 5,25 Euro pro Nutzer und Monat für kleine Firmen bis hin zum Komplettpaket für 20,75 Euro pro Nutzer und Monat für Mittelstand und große Unternehmen.
Endlich effizientes Arbeiten
Microsoft Exchange Online ermöglicht den Zugriff auf Mails, Kalender und Kontakte. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich die Mitarbeiter befinden und ob sie über ihren eigenen PC oder Laptop, auf dem Tablet, via Smartphone oder Browser die Daten synchronisieren. Hinzu kommt Microsoft Lync Online mit Anwesenheitsfunktionen, Instant Messaging (Chat) sowie Audio- und Videoanrufen. Außerdem ermöglicht Lync Online Webkonferenzen auf Knopfdruck über PC und Tablet. "Bisher hatte jeder Mitarbeiter sein eigenes Adressbuch und es war oft kompliziert die Kontaktdaten eines Kollegen zu bekommen und ihn zu erreichen. Nun haben wir ein einziges Adressbuch für alle Länder, in dem alle Kollegen einfach zu finden sind. Auch die Terminkoordination ist mit dem Zugriff auf die Kalender der Mitarbeiter viel einfacher geworden", erklärt Ilja Kolk einige der Vorteile der Lösung.
Für kurze Fragen wird die Instant Messaging Funktion genutzt, der Anwesenheitsstatus zeigt dabei, ob die Mitarbeiter gerade Zeit haben. Dabei kann mit nur wenigen Mausclicks zu einer Online-Besprechung mit Video, Audio und Bildschirmfreigabe gewechselt werden, auch externe Partner können mit einbezogen werden. "Die Reisekosten unserer Kollegen sind dank der praktischen Videokonferenzen deutlich gesunken. Insgesamt haben wir nicht nur eine höhere Produktivität erreicht, wir sehen insgesamt eine Steigerung der Qualität bei der Kommunikation", so Kolk weiter. "Früher wollten Mitarbeiter oftmals einen teuren Anruf im Ausland sparen. Heute können sie einfach und vor allem kostenlos über Lync anrufen und damit Probleme schneller und effektiver lösen", erklärt Kolk.
Länderübergreifende Umstellung in nur vier Monaten
Die Implementierung der Lösung wurde vom SOS-Kinderdorf IT-Team eigenständig durchgeführt. Der Roll Out begann im Kosovo und wurde dann auf Mazedonien, Albanien, Bosnien und Serbien ausgeweitet. Eine besondere Herausforderung bei dem Projekt war die Umregistrierung und der Wechsel der Domains in den einzelnen Ländern. Da nun nur mehr mit einem ISP gearbeitet wird und die SOS-Kinderdorf IT-Spezialisten alle Änderungen selbstständig online durchführen können, wird hier eine deutliche Arbeitserleichterung erzielt.
Die Umstellung der Plattform wurde in nur vier Monaten durchgeführt, derzeit arbeiten bereits rund 230 Mitarbeiter mit Office 365, bis Ende des Jahres kommen weitere 430 Personen dazu. "Auch die Schulungen für das neue System haben wir in allen Ländern intern durchgeführt. Die meisten Kollegen haben dank der userfreundlichen und bekannten Benutzeroberfläche aber kaum Unterschiede bemerkt - außer, dass nun alles funktioniert und neue praktische Features zur Verfügung stehen", freut sich Kolk.
Erweiterung im kommenden Jahr
Mit Office 365 spart sich SOS-Kinderdorf den Aufwand für die Administration von Servern und Anwendungen in unterschiedlichen Ländern, da sich Microsoft um Wartung, Updates und das Aufspielen von Sicherheitspatches kümmert. Zudem sorgt Office 365 für Flexibilität, da die Lösung beliebig skalierbar und schnell zu erweitern ist. Entsprechend engagiert sind auch die weiteren Ausbaupläne bei SOS-Kinderdorf. Bis Endes 2012 werden über 1.000 Mitarbeiter Office 365 nutzen. Noch heuer werden fünf weitere Länder dazukommen, 2013 sollen es insgesamt 24 Länder sein. Im nächsten Schritt wird im kommenden Jahr in einer zweiten Phase auch Microsoft SharePoint Online , eine Lösung für das Speichern und den ortsunabhängigen, gemeinsamen Zugriff und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten eingesetzt werden.