Der Klassiker: "Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Sie aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen nicht in die engere Auswahl ziehen können..." Dutzende solcher Absagen bekommt der berufstätige, sich bewerbende Mensch zugeschickt. wortwelt, eine auf marken- und serviceorientierte Schreibkultur spezialisierte Agentur, hat Absageschreiben von hundert österreichischen Unternehmen aus dem Jahr 2013 analysiert. Mit ernüchterndem Ergebnis - für die Firmen.

Sprachlich, so die Studienautorin Sabine Hödl, seien die allermeisten Schreiben in den 1990er Jahren stecken geblieben und sie seien auswechselbar. Die Unternehmensmarke spiegle sich im Phrasen-Dreschen nicht wider. Unternehmen investieren in ihre Employer Branding Kampagnen und -Strategien, zählen aber Absageschreiben offenbar nicht zur externen Kommunikation. Die Glaubwürdigkeit gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern schramme da rasch Richtung Nulllinie.

Angemessene Absageschreiben sind die Ausnahme

Dass widersprüchliche Signale seitens eines Unternehmens keine Talente anziehen, würde der Laie als basic bezeichnen. Wie weit aber die Theorie von gelebter Praxis entfernt ist, konnte Hödl analysieren: "Im persönlichen Schreiben merken Menschen, ob publizierte Werte leben oder nicht. Das Arbeitgeberversprechen steht also gleich am Prüfstand." Die Art und Weise wie man als Bewerber abgewiesen werde, präge sich ein, sagt sie. Nur wenige Unternehmen haben erkannt, dass auch das eine Möglichkeit ist, sich als Unternehmen, als Marke zu positionieren. In der vorliegenden Untersuchung waren das zwei von hundert. Das Floskelranking ist demnach das Gegenteil von beeindruckend:

• Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen (74 Prozent),
• Wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, Sie nicht in die engere Auswahl ziehen zu können (48 Prozent)
• Wir erlauben uns Ihre Unterlagen in Evidenz zu halten (21 Prozent)
• Nach sorgfältiger Prüfung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben (16 Prozent)
• Wir bitten Sie um Verständnis für diese Entscheidung (13 Prozent)
• Aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen ist uns die Entscheidung nicht leicht gefallen (acht Prozent)
• Leider müssen wir Ihnen einen abschlägigen Bescheid geben (sechs Prozent)

Fehlende "Textfrische" und Null Bezug zur Marke, so Hödls nüchternes Fazit. Schlecht für die Unternehmen und frustrierend für die Bewerber - auf eine Zusage kommt ein Vielfaches an Absagen dieser Art. Deshalb gleich ein paar Tipps der Studienautorin:

• Markenwerte in die HR-Korrespondenz bringen,
• Bewerbern abzusagen ist etwas Persönliches, die Wortwahl soll sich danach richten,
• bürokratische Wörter wie "Evidenz" vermeiden,
• am besten so schreiben, wie man am Telefon spricht und
• 08/15 Sätze einfach weglassen.

Ein wichtiger Bereich des Employer Branding könnte solcherart vergleichsweise günstig und wirkungsvoll gestaltet werden, so Hödl. Kein Unternehmen kann es sich leisten, potenzielle Mitarbeiter auf diese Weise zu behandeln. So etwas spricht sich schnell herum. (haa, derStandard.at, 19.3.2014)