Microsoft Word ist eines der meistgenutzten Textverarbeitungsprogramme und auf vielen PCs installiert. Umso schwerer fällt ins Gewicht, dass in Word-Dokumenten viele Informationen versteckt sind, die Herkunft und Entstehungsgeschichte des Textes verraten, berichtet die PC-Welt. Dies kann für Firmen und Privatanwender ein hohes Sicherheitsrisiko darstellen. Vor allem dann, wenn die Dokumente per E-Mail verschickt oder im Internet veröffentlicht werden.
Informationen
Word fügt in jedes Dokument automatisch den Benutzer- und auch Firmennamen ein. Diese Informationen sind leicht zu finden. Sie stehen in den "Dokumenteneigenschaften" und stammen aus den Angaben, die der Anwender bei der Word-/Office-Installation gemacht hat. Ebenfalls vermerkt Word, wer die Datei zuletzt gespeichert hat und wie oft sie geändert wurde.
"Schnellspeicherung"
Problematisch wird es, wenn beim Sichern der Daten die Funktion "Schnellspeicherung" aktiviert ist. In diesem Fall markiert Word Textabschnitte, die der Nutzer entfernt, als gelöscht, sie bleiben aber in der Datei enthalten. Das kann weitreichende Folgen haben. Etwa wenn das Dokument geänderte Geschäftszahlen oder kritische Anmerkungen enthält. Denn mit einem einfachen Text-Editor können Datenschnüffler die gelöschten Datensätze wieder sichtbar machen.
"Änderungen nachverfolgen"
Ähnliches gilt für die Word-Funktion "Änderungen nachverfolgen" im Menü "Extras". Hier können alle Streichungen, Korrekturen und Änderungen eingesehen werden, wenn nach der letzten Bearbeitung die Bearbeitungshistorie nicht gelöscht wurde.
Was tun?
Wer seine Word-Dokumente weitergeben will, etwa per E-Mail oder Internet, sollte die Dateien zuvor einer Grundreinigung unterziehen. Die einfachste Lösung ist, das Word-Dokument als RTF- Datei abzuspeichern. Damit verschwinden alle versteckten Informationen außer dem Benutzer- und Firmennamen. Allerdings muss dabei auf einige Word-Funktionen verzichtet werden. Wer dagegen für seine Dokumente lieber das Word-Format bevorzugt, sollte unter "Datei, Eigenschaften" auf der Registerkarte "Zusammenfassung" alle Daten aus den Eingabefeldern löschen und vor dem letzten Speichern die Option "Schnellspeicherung" deaktivieren.