Abgesehen von Spam, für das wir dringend eine dauerhafte Lösung brauchen, ist E-Mail ein wunderbares Instrument. Aber wie alle Instrumente braucht es Übung, um darauf musizieren zu können, und der tägliche Blick in meine Mailbox zeigt, dass auch rund zehn Jahre nachdem Mail zur Alltagskultur wurde, nur wenig Mailkultur herrscht.

Welche Mailgewohnheiten man mit Freunden pflegt, ist Privatsache, die sich jeder mit seinem Gegenüber ausmachen soll. Aber für den beruflichen Einsatz lohnt sich qualifizierter Umgang schon aus einem einzigen Grund: Der Ärger über eine schlechte Mail ist beim Empfänger nur kurz, aber dauerhaft beim Absender, der seinen Zweck nicht erreicht.

Absender und Betreff-Zeile entscheiden über die weitere Chance einer Mail, beachtet zu werden. Unabhängig von der tatsächlichen Mailadresse ermöglicht jedes Mailprogramm einen klar wiedererkennbaren Absender mitzusenden, am besten Vor- und Zuname oder die Marke - das ist vielleicht langweilig, aber eindeutig. Die Betreff-Zeile wird als Kommunikationsmittel grob unterschätzt: Wenn sie nicht überhaupt leer bleibt, enthält sie so nichtssagende Worte wie "Termin", statt gleich zu sagen: wann, wo, mit wem. Bei Antworten sollte man die wesentlichen Punkte (Zusage, Verschiebung) gleich in die veränderte Betreff-Zeile aufnehmen; spart Zeit und fällt auf.

Eine ordentliche Signatur, die vom Mailprogramm angehängt wird, gibt wie eine gute Visitenkarte eindeutige Auskunft über den Absender und alle nötigen Kontaktadressen - hilfreich für alle späteren Kontakte und eine Chance, permanent im Adressbuch des Empfängers zu landen. Möglich ist, eine elektronische Visitkarte mitzuschicken; aber der Umgang mit angehängten Dateien ist ein (heikles) Kapitel für sich.

Der wesentliche Text soll in der Mail stehen, das Wichtigste in den ersten Zeilen. Oft ist es besser, statt einer langen Mail (die mehr Zeit zur Bearbeitung braucht) mehrere kurze Mails zu schreiben, das erhöht die Aussicht auf Antworten. Ein Ärgernis sind Mails mit "Info in der angehängten Datei". Das erfordert vom Empfänger einen getrennten Vorgang, der Zeit kostet; und in Hinblick auf Würmer und Viren können Dateianhänge als unfreundlicher Akt interpretiert werden.

Anhänge mit Vorsicht und nur dann verwenden, wenn es wirklich nötig ist. Reiner Text gehört in die Mail selbst, Bilder, PDFs, Word-Dateien sollten nur mit (vermutlichen) Einverständnis des Empfängers zugeschickt werden. Dateien mit nicht geläufigen Formaten sind ein unsittliches Angebot: Vernünftiges Sicherheitsverhalten verbietet es, so etwas aufzumachen - also sollte man es auch nicht unaufgefordert verschicken.

Schön sprechen. Klingt altmodisch, aber Mails haben einen großen Vorteil, der zugleich ihr großer Nachteil ist: Sie können per Knopfdruck mühelos weitergeleitet werden. Einmal abgeschickt, ist die Mail der Kontrolle des Absenders völlig entzogen. Mails können sich blitzartig verbreiten, vor allem an die falschen Empfänger; darum empfiehlt es sich, nichts zu schreiben, mit dem man eines Tages nicht konfrontiert werden will - selbst wenn der Empfänger ein guter Freund ist. (Der Standard, Printausgabe 31.12/1./2.1.2005)