Jede E-Mail hat zwei Enden, einen Absender und einen Empfänger. In Anlehnung an Oscar Wilde, dass Engländer und Amerikaner nur die gemeinsame Sprache trennt: Es ist oft nur die Mail, die Absender und Empfänger trennt.

Fangen wir beim Empfänger an, der sich oft frei von jeder Pflicht hält, wenn er eine Mail erhält. Gefehlt: So wie man sich auch kaum einer (zumindest kurzen) Antwort entziehen kann, wenn man angesprochen wird, ist auch auf eine E-Mail eine Antwort in einem akzeptablen Zeitabstand fällig. Die Ausnahmen: natürlich Spam oder Mails von Leuten, zu denen man absolut keinen Bezug hat (auch keinen beruflichen).

Antworten heißt aber nicht, lange Epen zu verfassen, zu denen man weder Zeit noch Lust hat. Antworten ist zunächst nur eine Empfangsbestätigung - etwa auf eine Anfrage, deren eigentliche Antwort länger in Anspruch nimmt. Denn das ist das Manko einer E-Mail: Einmal abgeschickt, ist man nie sicher, ob sie ankommt (das tut sie meistens) oder gesehen wird. Ein Kunde, der von einem Reisebüro ein Angebot will, ist schnell verloren, wenn er das Gefühl hat, nicht bemerkt worden zu sein. Die Empfangsbestätigung kostet eine Minute und schafft Zeit für die spätere Erledigung. Mehr als ein, zwei Tage sollten dafür nicht vergehen. Mein Tipp: zwischendurch rasch reagieren (das vermeidet Stau, der sich sonst nie wieder auflöst) und für weitere Erledigung die Mail in einen separaten Mailordner zur späteren Abarbeitung schieben.

Den größeren Teil zum Gelingen von Mail trägt meist das Verhalten des Absenders bei. Erstens durch das Bewusstsein, dass die Erfindung von Mail nicht zum Anspruch geführt hat, auf jedes Ansinnen Erledigung (und das bitte flott!) erwarten zu können.

Zweitens durch effiziente Mails. Sich kurz halten erhöht die Aussicht, rasch Antwort zu bekommen; eventuell schickt man statt einer langen Mail mit vielen Punkten mehrere kurze zu jeweils einem Thema.

Die Betreffzeile ist das unterschätzteste Element von Mail überhaupt: Nicht selten überhaupt leer, oft aber inhaltslos oder vage - dabei entscheidet sie über die Chancen einer Mail, in der täglichen Flut überhaupt gesehen zu werden. Statt "Treffen" ist es besser, gleich "Treffen, Freitag 15 Uhr, Café Central" zu schreiben - sofort verstanden, leicht wiedergefunden. Und wenn der Kontakt über mehrere Mails reicht, ist es nützlich, auch bei den Antworten den Betreff entsprechend zu verändern.

Anhänge sind, wenn sie nicht verlangt oder absolut nötig sind, eine Pest. Sie erfordern das Öffnen eines getrennten Programms - unnötiger Zeitverlust. Und sie muten dem Empfänger zu, seine Vorsicht gegenüber Viren & Würmern über Bord zu werfen, denn Vorsicht gebietet es auf der Empfängerseite, möglichst keine Anhänge aufzumachen - außer Sie wissen genau, von wem sie was bekommen.

Natürlich kommt es vor, dass man längere Zeit nicht auf Mail reagieren kann: Dann ist der "Abwesenheitsassistent" ein Muss - in die automatische Antwort gehört das Datum der Rückkehr, eventuell die Bitte, wichtige Mails danach nochmals zu schicken.

Noch Fragen? Schreiben Sie mir. Aber fassen Sie sich kurz. Und vergessen Sie nicht den Betreff ;-) ( Helmut Spudich /Der Standard, Printausgabe 05./06.03.2005)