Aus vielen Unternehmen sind sie nicht mehr wegzudenken, ob für die interne Kommunikation, die persönliche Aufgabenplanung und Organisation oder als Speicherplatz: Apps machen den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht durch ein paar Swipes leichter. Der KarrierenStandard bringt einen Überblick, welche Services am Arbeitsplatz hilfreich sein können:

Allrounder

Der Alleskönner und vielfache Favorit am Arbeitsplatz ist Evernote. Viele Unternehmen verwenden den kleinen Elefanten auf grünem Hintergrund zur internen Kommunikation und zum Teilen von Dokumenten und Arbeitsaufträgen - das Business-Modell kostet pro User zehn Euro. Aber auch persönlich (kostenlos) kann man mit Evernote vieles organisieren: Man kann Notizen erstellen und nach Belieben Fotos und Textdokumente anhängen. Die Synchronisation klappt automatisch, und so können die in der U-Bahn ins Smartphone eingetippten Stichwörter am PC erweitert werden. Mit einem Klick können die Notizen dann auch als Präsentation dargestellt werden, Folien vorbereiten ist damit passé.

Erweiterte Funktionen gibt es im Premium-Abo für fünf Euro. Evernote hat mittlerweile außerdem eine Reihe von Nebenprodukten auf den Markt gebracht: Mit der App Scannable lassen sich Dokumente und Notizen bequem aufs Handy scannen, und der Evernote Work Chat soll die Kommunikation unter Mitarbeitern erleichtern.

Unendliche To-do-Listen

Wenn man nicht mehr weiterweiß, erst einmal eine To-do-Liste erstellen. Aber vorbei sind die Zeiten der vollgekritzelten Notebook-Seiten, wo man mit verschiedenen Farben noch die unterschiedliche Wichtigkeit hervorheben wollte und möglichst alles auf eine Seite zu beschränken versuchte. To-do-Listen sind als App nicht nur nichtendenwollend, sie melden sich sogar zurück, wenn die Aufgabe nicht zeitgerecht erledigt wird. Zwar ist das noch kein richtiger Tritt in den Hintern, wenn eine kleine Erinnerung aufpoppt, hilfreich kann es aber allemal sein.

Bei Todoist ist der Name Programm. User können allerdings mehr machen als nur simple To-do-Listen erstellen. Projekte und Aufgaben können auf der Plattform mit anderen geteilt werden, möglich ist das auf mehreren Geräten - die Synchronisation geschieht automatisch. Die App empfiehlt, größere Aufgaben in mehrere Unteraufgaben aufzuteilen und verschiedene Prioritäten zu setzen. Die Aufgaben können dann noch in Kategorien wie "Arbeit", "Privates" und "Einkaufen" unterteilt werden. Anhänge wie PDFs, Tabellen und Fotos können nur von Premium-Mitgliedern angehängt werden, auch Erinnerungen via Push-Benachrichtigungen oder SMS bekommen nur Premium-Mitglieder. Je nachdem, wie fleißig man seine gesetzten Aufgaben erledigt, kann man Punkte sammeln und so verschiedene Produktivitätslevels erreichen. In vielen Bewertungen der App beschreiben Userinnen und User dieses Punktesammeln als sehr motivierend. Zusätzlich gibt es Todoist for Business, hier ist die App für ganze Teams einsetzbar.

Wunderlist ist ähnlich umfangreich wie Todoist, allerdings stehen Listen aller Art im Vordergrund und nicht unbedingt Aufgaben mit einem Ablaufdatum. Man kann sich hier also auch Filmlisten anlegen, den Einkaufszettel oder Ideen für das nächste Arbeitsprojekt sammeln. Fälligkeitsdaten lassen sich, wenn erwünscht, trotzdem erstellen, und es gibt auch eine Kommentarfunktion. Geteilte Listen können so immer mit Anmerkungen von Kollegen, Freunden oder Familie versehen werden. Push-Benachrichtigungen erhält man hier auch in der kostenlosen Variante, mit Hashtags kann man seine Listen oder Aufgaben in Kontext setzen und weltweit nach ähnlichen Listen suchen.

Auch Wunderlist gibt es für Unternehmen - auf der Homepage heißt es, dass bereits 50.000 Unternehmen Wunderlist für die Arbeit nutzen.

Die gesteckten Ziele zu erreichen und möglichst viele Punkte auf der To-do-Liste abzuhaken ist auch das Motiv der App Full - das Zauberwort lautet Selbstoptimierung. Als Abgrenzung zu Todoist und Wunderlist geht es bei dieser App vor allem um sich wiederholende Aufgaben. Beispiel Schreibtisch aufräumen in der Arbeit: Nimmt man sich vor, zweimal pro Woche den Schreibtisch aufzuräumen, und setzt diese Aufgabe auf "wöchentlich", so kann man nach jedem Mal Aufräumen abhaken und am Ende des Monats verfolgen, wie oft tatsächlich sauber gemacht wurde - für Brave gibt es dann den grünen Kreis, war man etwas schleißig, reicht es nur zu Gelb, und ist der Kreis rot, hat man laut der App ziemlich versagt. So soll man mittels Full von Monat zu Monat fleißiger werden - die Mama so oft anrufen wie vorgenommen und auch endlich wirklich zweimal pro Woche das Hometraining erledigen.

Die Cloud, die alles weiß

Um die ganzen Dokumente, Mails und Bilder irgendwo zu horten, steigen viele Mitarbeiter, aber auch ganze Unternehmen auf Cloud-Dienste um. Auch hier gibt es schon eine Reihe an Anbietern, zu den bekanntesten zählen Dropbox und Google Drive, bei Microsoft heißt der Cloud-Dienst One Drive.

Unbekannter, zumindest in Österreich, ist die App Box. Hier soll nach eigener Beschreibung nicht nur das Lagern von Daten gewährleistet werden. Box soll die Produktivität im Unternehmen steigern - unter anderem mit Marketing-Asset-Management. Sicherheit wird dabei ganz großgeschrieben - unbesorgt können Kunden und Partner ihre Daten auf Box freigeben, heißt es in der eigenen Werbung.

Während die Wolke in Unternehmen immer beliebter wird, ist es gerade das Thema Sicherheit, das viele Verantwortliche noch zweifeln lässt. Eine aktuelle Studie der Pierre Audoin Consultants belegt das: 61 Prozent von 200 befragten IT-Verantwortlichen aus deutschen Unternehmen zeigten sich darin "Cloud-affin" - das heißt, sie nutzen, planen oder diskutieren Cloud-Lösungen für Anwendungen im Workplace-Umfeld. 80 Prozent dieser Personen gaben aber an, nicht bereit zu sein, kritische Daten außer Haus zu geben, und weitere 57 Prozent bestehen darauf, dass sich die Rechenzentren der Cloud-Provider in Deutschland befinden.

Ablenkung ... oder auch nicht

Nicht alle Apps aber, die in der Arbeit verwendet werden, dienen der Produktivität. Wer kennt es nicht: das gelegentliche Checken der Facebook-Seite (aus Arbeitsgründen, versteht sich!) oder den kurzen Blick auf Instagram (nur in der Pause!). Aber auch dafür gibt es natürlich schon Apps, die ablenkende Inhalte während der Arbeitszeit blockieren sollen.

Bei Focus Lock kann man die Apps, die zu viel Konzentration wegnehmen, einfach auswählen und einen Timer setzen, der festlegt, von wann bis wann diese Apps blockiert sein sollen. "Say goodbye to procrastination" heißt es bei Focus.

Lock und die App steht dabei sicher nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch auf der Uni vor großen Prüfungen hoch im Kurs.

Apropos Facebook: Seit Anfang des Jahres testen ausgewählte Unternehmen "Facebook at Work". Über die Seite können Nutzer mit Kollegen kommunizieren, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und auch berufliche Kontakte pflegen. Facebook selbst nutzt "At Work" seit Jahren für die interne Kommunikation. Damit sofort klar ist, auf welches Netzwerk man gerade seinen Blick gerichtet hat, wird nicht das bekannte Blau vom klassischen Facebook verwendet, heißt es in einer Aussendung.

Nützen auch Sie Apps im Arbeitsalltag, oder bleibt es bei Zettel, Stift, Notizblock und Austausch via Telefon? Welche Apps finden Sie hilfreich, welche halten ihre Versprechen nicht? Diskutieren Sie im Forum. (Lara Hagen, derStandard.at, 25.2.2015)