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Von zu Hause aus zu arbeiten ist Teil der neuen Normalität.
"Die Arbeit im Büro wird künftig der Vergangenheit angehören", so Amir Salihefendić, Gründer und CEO von Doist, Anbieter der Colloboration-App Todoist und der Team-Kommunikationsplattform Twist. "Diese Entwicklung wird durch die aktuelle Pandemie noch verstärkt und schneller voranschreiten." Remote Work geht über das Homeoffice hinaus, aber einzelne Aspekte sind auch wichtig für eine erfolgreiche Umstellung auf das aktuell von der Politik geforderte mögliche Arbeiten von zu Hause aus.
Salihefendić, der das Unternehmen Doist von Beginn an auf Basis von Remote Work aufgebaut hat und seit Jahren leitet, hat fünf Tipps:
- Soft Skills und psychische Aspekte
Der Einfluss von Remote Work, aber auch Homeoffice auf die Psyche ist nicht zu unterschätzen. Die Flexibilität zu arbeiten, wann und wo man möchte, sollte sich eigentlich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken, aber oft bewirkt sie genau das Gegenteil. Im Gegensatz zu einem traditionellen Büro liegt bei der Arbeit an einem anderen Standort der Schwerpunkt viel stärker auf dem Output – was habe ich geschafft? Es existiert ein Gefühl der persönlichen Verantwortung, "immer genug" zu erledigen, welches dazu führen kann, dass Mitarbeiter weit über den Punkt der optimalen Produktivität hinaus arbeiten. In Verbindung mit einem Mangel an physischen Grenzen der Arbeit kann dies dazu führen, dass Remote Worker schnell in eine Abwärtsspirale geraten, aus der es schwer ist, einen Ausweg zu finden. Denn der Arbeitsalltag ist zunächst von Isolation und Einsamkeit geprägt, Arbeitnehmer sind scheinbar auf sich selbst gestellt – und werden nicht von Kollegen im Büro aufgefangen. Daher ist es wichtig, sich ein individuell passendes Arbeitsumfeld mit entsprechender Arbeitsstruktur zu gestalten. Jeder muss auf sich selbst hören, um für sich ein effektives und kreatives Arbeiten zu ermöglichen – und auch bei Feierabend ein gutes Gefühl zu haben. - Effektive Organisation – auch weltweit
Je nach Größe und Struktur des Unternehmens agieren Mitarbeiter sogar über Zeitzonen hinweg, daher ist ein permanenter Kommunikationsfluss essenziell. Das gilt auch, wenn eine Firma nur deutschlandweit aktiv ist und Kollegen im Homeoffice sind. Sie müssen im stetigen Austausch miteinander sein. Um das zu erreichen, ist Transparenz im Unternehmen die Basis. Mitarbeiter sollten in die Geschehnisse und Planungen im Unternehmen eingebunden sein – soweit das aus betriebsinternen Bestimmungen möglich ist. Idealerweise arbeiten Teams funktionsübergreifend, sodass Mitarbeiter in verschiedene Tätigkeitsbereiche involviert sind und notwendige Aufgaben abgearbeitet werden. Es bedarf eines Tools, in dem alle Tätigkeiten inklusive Deadlines und Zuständigkeiten aufgeführt sind, sodass alle stets den Überblick haben und wissen, wann sie selbst oder die Kollegen welche Aufgaben erledigen. Ergänzend dazu kommen Videocalls, während derer im direkten Kontakt Absprachen getroffen werden können. Eine fundierte Organisation ist die Basis von erfolgreichem Remote Work. Trotz des Arbeitens an verschiedenen Plätzen ist es für das Team wichtig, sich auch direkt kennenzulernen, um eine bessere Verbindung aufzubauen und als Ganzes zu funktionieren. Dafür sind gemeinsame Aktivitäten günstig, bei denen man sich persönlich trifft und Zeit miteinander verbringt – denn der Mensch ist ein soziales Wesen. - Unternehmenskultur
Besonders bei Remote Work und somit Homeoffice ist es wichtig, zur Förderung der Selbstständigkeit Mitarbeitern Freiheiten zu lassen. Da man die Angestellten nicht kontinuierlich im Blick haben kann, bedarf es Vertrauen. Dies wirkt sich häufig sogar positiv auf die Arbeitseinstellung aus. Wenn Mitarbeiter ihren Arbeitstag – ob sie beispielsweise von 7 bis 15 Uhr oder 10 bis 18 Uhr arbeiten – frei einteilen können, sind viele produktiver. Vorgesetzte sollten ihnen auch Autonomie in ihrem Aufgabengebiet und zudem Zugang zu Lernmöglichkeiten gewähren. Das sind starke Triebfedern für die Entwicklung, die sich auch auf die Mitarbeiterbindung und -motivation positiv auswirken. - Neue Mitarbeiter richtig einbinden
Remote Work bedeutet für neue Mitarbeiter einen anderen Arbeitsstart als im Büro. Gerade zu Beginn ist es wichtig, sie entsprechend willkommen zu heißen und zu integrieren, damit sie ein gutes Gefühl bekommen und dem Unternehmen für längere Zeit treu bleiben. Das beginnt mit einem Willkommens-Paket, das sie zu Hause erhalten – eine Art Goodie Bag vom neuen Arbeitgeber. Am ersten Tag sollten sie vom Team begrüßt werden, und es ist wichtig, dass sie sich auch selbst entsprechend vorstellen, zum Beispiel mit einem kurzen beruflichen und privaten Lebenslauf. So lernen sich alle gleich besser kennen. Neue Mitarbeiter sollten direkt in die Unternehmenskommunikation eingebunden werden und entsprechend Erklärungen erhalten: Wie läuft der Tag ab, wer ist für was zuständig, welche Kommunikationstools werden genutzt et cetera. Idealerweise wird dem neuen Mitarbeiter ein Mentor zur Seite gestellt, an den er sich jederzeit mit Fragen wenden kann. - Gute schriftliche Kommunikation
Es ist wichtig, die richtige Art des Schreibens zu finden, denn schnell ein kurzes Meeting ist selten, besonders wenn das Unternehmen global aktiv ist und in verschiedensten Zeitzonen gearbeitet wird. Das bedeutet: Körpersprache und Tonalität fallen in der Kommunikation weg, es geht nur ums geschriebene Wort. Jeder, egal in welcher Position, ist auf seine Kollegen und eine gute Stimmung angewiesen. Da muss man besonders auf das geschriebene Wort achten und dass es richtig wirkt. (red, 12.11.2020)