Im Gastblog zeigen die Berater Dominik Bertagnol und Dominik Schlögl die Möglichkeiten der steuerlichen Absetzbarkeit von Arbeitszimmer, Arbeitsmitteln und Homeoffice auf.

Aufwendungen für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer (samt Einrichtungsgegenständen) sind nur abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit des oder der Steuerpflichtigen darstellt. Außerdem muss das Arbeitszimmer für die Art der Tätigkeit notwendig sein und nahezu ausschließlich beruflich oder betrieblich genutzt werden.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, können die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten für Einrichtungsgegenstände, Miet- und Betriebskosten, anteilige Prämien zur Haushaltsversicherung sowie die anteilige Abschreibung bei Eigenheimen sowie Finanzierungskosten steuerlich verwertet werden. Nicht abzugsfähig sind beispielsweise Bilder, Pflanzen und unangemessen hochpreisige Einrichtungsgegenstände wie handgeknüpfte Teppiche.

Für die Bestimmung des Mittelpunkts der Tätigkeit ist grundsätzlich der materielle Schwerpunkt der Tätigkeit ausschlaggebend, der anhand des typischen Berufsbilds zu beurteilen ist. In Zweifelsfällen kann aber auch die zeitliche Nutzung berücksichtigt werden. Das Tatbestandsmerkmal des Mittelpunkts der Tätigkeit stellt nicht auf die gesamten Einkünfte des oder der Steuerpflichtigen ab, sondern auf jene Einkunftsquelle, die den Aufwand für das Arbeitszimmer erfordert. Falls das Arbeitszimmer den Mittelpunkt für mehrere Tätigkeiten darstellt, sind die Aufwendungen auf die einzelnen Einkunftsquellen aufzuteilen. Die Judikatur nimmt beispielsweise bei Schriftstellerinnen und Schriftstellern, bei Komponistinnen und Komponisten den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit im Arbeitszimmer an. Bei Lehrenden wie Lehrkräften und Universitätsprofessorinnen und -professoren wird der Mittelpunkt der Tätigkeit hingegen an jenem Ort angenommen, an dem das Wissen vermittelt wird.

Als notwendig ist ein Arbeitszimmer beispielsweise anzusehen, falls dem oder der Steuerpflichtigen nicht bereits ein jederzeit zugängliches Zimmer am Arbeitsplatz zur Verfügung steht und für die Tätigkeit unzweifelhaft sinnvoll ist. Nicht gegeben ist die Notwendigkeit, wenn das im Wohnungsverband gelegene Arbeitszimmer nur aus privaten Gründen (zum Beispiel Kinderbetreuung) genutzt wird.

Damit eine nahezu ausschließlich berufliche beziehungsweise betriebliche Nutzung vorliegt, dürfen nicht mehr als die Hälfte der im Arbeitszimmer gelegenen Möbel zur Aufbewahrung von privaten Gegenständen genutzt werden. Außerdem darf das Arbeitszimmer nicht auch laufend für private Zwecke genutzt werden und auch nicht als Durchgangszimmer in ausschließlich private Räume verwendet werden. In der Praxis erweist sich die Beurteilung, ob ein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer vorliegt, als durchaus komplex. Daher empfiehlt es sich, eine Expertin oder einen Experten hinzuzuziehen.

Arbeitsmittel

Abgesehen davon sind Arbeitsmittel wie beispielsweise Drucker und Computer einschließlich Computertische oder Telefone stets absetzbar, falls diese beruflich oder betrieblich genutzt werden, und zwar auch dann, wenn sie in den privaten Räumlichkeiten aufgestellt werden.

Allerdings ist ein Privatanteil auszuscheiden, wenn die Arbeitsmittel auch für private Zwecke genutzt werden. Im Regelfall akzeptiert die Finanzverwaltung einen betrieblichen Anteil von 40 Prozent. Bei Anschaffungskosten von über 800 Euro sind die Kosten über die Nutzungsdauer zu verteilen. Bei einem PC wird von einer Nutzungsdauer von mindestens drei Jahren ausgegangen.

Homeoffice-Pauschale

Seit der Veranlagung 2021 besteht auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber Arbeitnehmenden eine steuerfreie Homeoffice-Pauschale gewährt. Die Homeoffice-Pauschale ist auch von der Abgabe von Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Arbeitnehmenden können bis zu drei Euro pro Homeoffice-Tag gewährt werden, wobei die Pauschale auf 100 Tage pro Jahr und somit 300 Euro beschränkt ist. Die Tätigkeit in der Wohnung muss aufgrund einer Vereinbarung zwischen Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer und Arbeitgeber ausgeübt werden.

Als Wohnung gelten sowohl der Haupt- als auch der Nebenwohnsitz, wobei nicht vorausgesetzt wird, dass die Arbeitskraft auch tatsächlich die Kosten für die Wohnung trägt. Falls der Arbeitgeber nicht den vollen Betrag von drei Euro pro Homeoffice-Tag ausbezahlt, können Arbeitnehmende den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen, sofern sie keine Kosten für ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband absetzen. Die Anzahl der Homeoffice-Tage und der ausbezahlten Homeoffice-Pauschale ist vom Arbeitgeber am Lohnzettel der Arbeitnehmenden zu erfassen.

Ergonomische Einrichtung des Arbeitsplatzes

Aufgrund der Covid-19-Pandemie können Dienstnehmende angefallene Kosten für die ergonomische Einrichtung des Arbeitsplatzes (zum Beispiel Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) steuerlich absetzen, wenn keine Kosten für ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband angesetzt werden und sie innerhalb des Kalenderjahrs mindestens 26 Tage im Homeoffice-gearbeitet haben. Es können jährlich maximal 300 Euro abgesetzt werden. Wenn die Kosten den Höchstbetrag überschreiten, kann der übersteigende Betrag innerhalb der Höchstgrenze bis zum Jahr 2023 abgesetzt werden. Die Regelungen zur Homeoffice-Pauschale und der ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes sind vorerst bis 31. Dezember 2023 befristet. (Dominik Bertagnol, Dominik Schlögl, 21.3.2022)