Ein zunehmend wichtiger Bestandteil bei betrieblichen Digitalisierungsprojekten ist die übergreifende Nutzung letztaktueller Daten. Das erstreckt sich über unterschiedliche Abteilungen und Standorte bis hin zu automatisierten Steuerungsprozessen unterschiedlicher Produktionsabläufe.
Das deutsche Unternehmen Weck steht seit 1900 für die Produktion von Gebrauchsgläsern für den Haushaltsbereich und mittlerweile auch für Bau- und Verpackungsglas für die abfüllende Industrie. Zum Betrieb gehört auch ein Verlag mit diversen Publikationen rund um die Themen Familie, Garten oder Reisen. Im Zuge einer strategischen Entscheidung zur Konsolidierung der IT- und Software-Infrastruktur wurde nun im Verlagsbereich das bisherige Apple-System durch eine Windows-basierte Anwendung ersetzt und T-Systems mit der Umsetzung beauftragt.
Archiv mit rund 45.000 Artikeln
Bedingt durch die langjährige Redaktionstätigkeit war auch ein Archiv mit rund 45.000 Artikeln inkludiert und hier musste nun Erhalt und gewohnte Nutzung auch im neuen System gewährleistet sein. Mittels einer Konvertierung sollten die Strukturen bei Datenablage oder Namensgebung bestehen bleiben und abteilungsübergreifend Redaktion wie Grafik weiterhin den Zugriff ermöglichen.
Um nun die unterschiedlichen Zugänge der Softwaresysteme etwa bei der Namensspeicherung zu lösen, entwickelte T-Systems eine eigene Software, die die Kategorisierung und Konvertierung automatisiert umsetzte. Diese sogenannte Robotic Process Automation (RPA) bildet die manuellen Prozesse ab, öffnete das zu konvertierende File, startet die Konvertierungs-Software, entfernt nicht abbildbare Sonderzeichen im File-Namen und speichert das neue File in der identischen Struktur.
Anwendung ausgelagert als Managed Service
In Summe benötigte der Roboter zwei Wochen, um die komplette Datenmigration zu bewerkstelligen und dabei war auch die Qualitätsprüfung und der Erhalt der alten Daten inkludiert. Anwendung und Umsetzung durch T-Systems passierte ausgelagert als sogenanntes Managed Service, der Weck-Verlag musste keine eigene Softwareanwendungen oder IT-Infrastrukturen vorhalten und Redaktion wie Grafik konnten in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten.
Im Kontext mit dem Thema Nachhaltigkeit muss eine derartige flexible Anpassung und Ergänzung von neuen betrieblichen Prozessen innerhalb einer langfristig strukturierten IT-Architektur auch kurzfristig möglich sein. Generell verlagern sich Schwerpunkte bei Digitalprojekten von manuellen hin zu einer digitalen und größtenteils automatisierten Ausführung. "Moderne Prozess- und Datentechnologien vereinfachen die Umsetzung und ermöglichen dabei auch die direkte Einbindung der Nutzer", sagt Peter Lenz, Managing Director T-Systems Alpine. (ecaustria)