Stellen Sie sich vor, Sie fahren zum Flughafen, um den Flieger für eine Geschäftsreise zu erreichen. Ein Kunde ruft Sie auf dem Handy an und bittet Sie, zusätzliche Informationen in Ihrem Angebot zu berücksichtigen.

Das Problem ist, dass das Angebot auf dem Bürocomputer gespeichert ist und nur Sie das Projekt gut genug kennen, um die Änderungen vorzunehmen. Aber Sie machen sich keine Sorgen.

Am Flughafen packen Sie den Laptop aus, stellen an einem WLAN-Hotspot eine drahtlose Verbindung mit dem Büro her, öffnen das Dokument mit dem Angebot und nehmen die Änderungen vor. Dann senden Sie das aktualisierte Angebot an den Kunden und erstellen eine Sicherungskopie im Intranet Ihres Unternehmens. Zehn Minuten später sitzen Sie im Flugzeug und das neue Angebot trifft beim Kunden ein.

Mobiles Computing, d. h. die Möglichkeit, unterwegs Daten aus dem Büro abzurufen, wird in der Arbeitswelt zunehmend alltäglicher. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie und Ihre Mitarbeiter ebenfalls die Vorteile des mobilen Computing nutzen möchten, sollten Sie sich über folgende Punkte Gedanken machen:

  • Verbringen Sie mindestens 10 Prozent Ihrer Arbeitszeit damit, Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten anzurufen, an Besprechungen außer Haus teilzunehmen oder von zu Hause zu arbeiten?
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen Verkaufsmitarbeiter, die im Außendienst tätig sind?
  • Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte? Hat Ihr Unternehmen ein Lager?
  • Möchten Sie unterwegs mehr Arbeit erledigen?
  • Rufen Sie oft im Büro an und bitten einen Mitarbeiter, eine Telefonnummer, einen Termin oder andere Informationen nachzuschlagen, wenn Sie unterwegs sind?

Falls Sie zwei oder mehr dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, könnte ein mobiles Büro für Sie interessant sein.

Welche Vorteile haben Sie dadurch?

Der Hauptvorteil des mobilen Büros ist die höhere Produktivität. Die Effizienz der mobilen Mitarbeiter steigt, wenn sie auf die gleichen Informationen wie im Büro zugreifen können. Untersuchungen belegen, dass die Produktivität mobiler Mitarbeiter um 8 bis 12 Stunden pro Woche steigt, wenn sie mobil über ein drahtloses Netzwerk auf Informationen zugreifen können.

Weitere Vorteile sind:

  • Weniger Schreibarbeit: Über einen Laptop mit Internetzugang können Sie auf Verträge, Formulare und Verkaufsliteratur zugreifen und diese bei Bedarf anzeigen, ändern und drucken.
  • Kürzere Bearbeitungszeiten: Kreditgesuche, juristische Überprüfungen, Geldtransfers und andere Transaktionen können innerhalb von Minuten ohne Reisen und Besprechungen erledigt werden.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Sie können schnell auf Kundenwünsche und Anfragen reagieren und so die Beziehungen zu den Kunden festigen.
  • Bessere Kommunikation: Sie sind für Fragen verfügbar, die nur Sie beantworten können, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind besser informiert und treffen daher bessere geschäftliche Entscheidungen. 
  • Größere Zufriedenheit im Beruf: Die Möglichkeit, außerhalb des Büros zu arbeiten, erhöht erfahrungsgemäß die Zufriedenheit im Beruf, verringert die Mitarbeiterfluktuation und minimiert die Schulungskosten für neue Mitarbeiter.

Was Sie für die ersten Schritte benötigen

Für mobiles Computing müssen Sie in der Lage sein, eine Verbindung zwischen dem Laptop oder Heimcomputer und dem Bürocomputer bzw. Büronetzwerk aufzubauen. Dafür benötigen Sie folgende Komponenten:

  • Hardware: Der Laptop oder Heimcomputer (oder Tablet PC) muss mit einem DFÜ-Modem, einer Hochgeschwindigkeitsinternetverbindung (Breitband) oder einer WLAN-Karte ausgestattet sein, um eine Verbindung zum Büro aufzubauen. Ein DFÜ-Modem müssen Sie per Telefonkabel mit einer Telefondose verbinden. Für eine Hochgeschwindigkeitsinternetverbindung benötigen Sie ein Ethernetkabel an einem Netzwerkanschluss. Sie können die Verbindung auch über ein mobiles Gerät herstellen, das über eine eingebaute WLAN-Unterstützung verfügt, z. B. ein Smartphone oder ein PDA, oder über entsprechende Erweiterungskarten.
  • Software: Sie können den Computer über das Betriebssystem für den Netzwerkzugriff konfigurieren, was bei den neuesten Versionen durch Assistenten erleichtert wird. Mit Windows XP Professional können Sie Ihren PC schnell für den Netzwerkzugriff einrichten und Sie profitieren von erweiterten Sicherheitsfunktionen, die Ihr Netzwerk vor Viren und Hackern schützen, wie der Internetverbindungsfirewall.

Einrichten eines Netzwerks

Ihr Büro oder Geschäft benötigt ein Netzwerk. Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Netzwerk einzurichten. Sie können Kabel mit Steckern an beiden Enden verwenden, um die Computer physisch miteinander zu verbinden. Weiterhin benötigen Sie ein Gerät, mit dem Sie über einen Internetdienstanbieter eine Verbindung zwischen Netzwerk und Internet aufbauen können, z. B. ein Kabel-/DSL-Modem.

Sie können auch eine drahtlose Verbindung herstellen, bei der Funksignale durch Wände und Decken hindurch zwischen Computern übertragen werden, die WLAN unterstützen oder mit WLAN-Karten nachgerüstet wurden. Zur Übertragung der Signale wird ein WLAN-Router verwendet.

Sie können auch ein drahtgebundenes und ein drahtloses Netzwerk gleichzeitig betreiben. WLAN-Geräte mit Ethernet-Anschlüssen unterstützen sowohl drahtlose als auch drahtgebundene Verbindungen. Wenden Sie sich an einen Computerhändler vor Ort, wenn Sie sich bei der Auswahl der Netzwerkgeräte nicht sicher sind.

Die Netzwerksoftware Windows Small Business Server 2003 unterstützt Remoteverbindungen in drahtgebundenen und drahtlosen Netzwerken. Mit Windows Small Business Server können Mitarbeiter Remoteverbindungen mit dem Netzwerk aufbauen. Dies ermöglicht den Datenaustausch zwischen Geschäftsreisenden, Telearbeitern und im Außendienst tätigen Mitarbeitern. Sie können auch mit den integrierten Microsoft Windows SharePoint-Werkzeugen eine firmeninterne Website erstellen und so Informationen mit Remote-Mitarbeitern teilen.

Herstellen einer Verbindung auf Reisen

Wie können Sie auf Reisen eine Verbindung mit dem Netzwerk herstellen? Dies hängt ganz von den Verbindungen ab, die auf dem Laptop eingerichtet sind.

  • DFÜ-Verbindung: Falls der Laptop über ein eingebautes DFÜ-Modem verfügt (was bei den meisten Laptops der Fall ist), verbinden Sie einfach ein Ende des Telefonkabels mit dem Modem und das andere mit der Telefondose. Geben Sie dann die Einwahlnummer Ihres Internetdienstanbieters ein, um eine Verbindung mit dem Internet herzustellen. Denken Sie daran, dass eine DFÜ-Verbindung langsam ist und das Herunterladen großer Dateien dauern kann.
  • Breitbandverbindung: Viele Hotels bieten inzwischen für ein geringes Entgelt Breitbandverbindungen auf den Zimmern an. Verbinden Sie ein Ende eines Ethernet-Kabels mit dem Anschluss am Laptop und das andere mit der Netzwerkdose.
  • Drahtlose Verbindung: Die meisten Laptops mit WLAN-Unterstützung verwenden eine Technologie, die Wi-Fi (Wireless Fidelity) genannt wird. Auf Reisen finden Sie möglicherweise Wi-Fi-Hotspots an Flughäfen, in Internet-Cafes und anderen öffentlichen Plätzen. Diese Hotspots verfügen über eine drahtlose Basisstation, die Signale an PCs mit Wi-Fi-Unterstützung überträgt.

Die Vorteile nutzen

Wenn Firmennetzwerk und Internetdienst installiert sind und Ihr Laptop bzw. Computer für den Aufbau einer Verbindung eingerichtet ist, können Sie die Produktivitätsvorteile des mobilen Computing nutzen.

Falls Sie Outlook 2003 (Teil der Microsoft Office Small Business Edition 2003 und der Office Professional Edition 2003) verwenden, können Sie automatisch E-Mails, Kalender und Kontaktinformationen synchronisieren, wenn Sie Ihren Laptop an das Büronetzwerk anschließen. Sie können auch den Bürocomputer oder -server nach Dokumenten durchsuchen und auf diese zugreifen.

Sie können E-Mails beantworten, ein Dokument durchsehen und überarbeiten, die Adresse eines Kunden für eine Besprechung überprüfen und sogar ein Angebot aktualisieren, während Sie auf einen Flug warten. Mehr zu diesem Thema finden Sie auf dem KMU Portal von Microsoft