Besprechungen im Unternehmen können absolut produktiv und dramatisch Zeit verschwendend sein. Auf jeden Fall sind sie notwendig - und ihre Effizienz sollte man nicht dem Zufall überlassen.

Es gibt mehrere Dinge, die man als vorbereitende Person bedenken sollte: Dazu gehören, grob unterschieden, die Rahmenbedingungen und der inhaltliche Ablauf.

Hell und gut belüftet

Die Besprechungsumgebung ist für den Ablauf wesentlich wichtiger als viele vermuten. Die meisten wissen zwar aus eigener Erfahrung, wie stickige Luft, Dunkelheit, schlechte Sitzmöglichkeiten und mangelnde Versorgung mit Flüssigkeit und Nahrung die Konzentration bei Besprechungen beeinträchtigen können. Nur: Viele schaffen es nicht, dieses Wissen auf die Besprechungsvorbereitung zu übertragen.

Maximal sollten an einer wichtigen Besprechung sechs Personen teil nehmen. Das bedingt, die Zusammensetzung der Gruppe sorgfältig zu überlegen. Wer sollte unbedingt dabei sein? Wer ist zwar wichtig, wird in einem anderen Projekt derzeit aber dringender gebraucht?

Genügend Raum einplanen

Der Raum sollte ausreichend groß sein und sich für etwaige Illustrationen per Video oder Overheadprojektion adaptieren lassen. Günstig sind freilich auch Darstellungen per Flipchart: Sie geben der Besprechung einen interaktiven Charakter und laden die TeilnehmerInnen eher zum Engagement ein als klassische Powerpoint-Präsentationen.

Sollte die Sitzung länger dauern, dürfen Pausen nicht fehlen. Wichtig ist es hier, sich an zwei Regeln zu halten: Erstens sollten die Pausen nicht zu lang ausfallen. Zehn Minuten sind das Maximum. Zweitens ist es ratsam, die Startzeit der Pausen flexibel zu halten: Es liegt an der Moderation, nachzuvollziehen, ob allgemeine Müdigkeit herrscht und wie der inhaltliche Zeitplan vorangeschritten ist.

Ziele festlegen

Was die inhaltliche Vorbereitung anbelangt, sollte die Frage nach dem Besprechungsziel im Vordergrund stehen. Dieses Ziel sollte immer im Auge behalten werden - auch, falls während der Besprechung wichtige neue Inhalte auftauchen. Diese können notiert und auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Hilfreich ist es, das Besprechungsziel auf mehrere Etappenziele herunter zu brechen. Das ergibt dann eine Liste von Tagesordnungspunkten, die die Moderation vorgibt. Diese sollten jedoch noch genügend Zeit lassen, um es den TeilnehmerInnen zu erlauben, die Tagesordnung um eigene Wünsche zu erweitern.

Falls konkrete Maßnahmen geplant werden, sollten sofort die dafür zuständigen Personen und eine Deadline festgelegt werden. In der nächsten Besprechung zum Thema ist es dann ein fixer Tagesordnungspunkt, den Fortschritt dieser Erledigungen zu überprüfen. So ist gewährleistet, dass protokollierte Pläne auch umgesetzt werden. (mas)