Ausnahmen gelten wie bisher nur für Vordrucke während aufrechter Geschäftsbeziehung, also etwa für standardisierte Auftrags- und Empfangsbestätigungen, Versandanzeigen oder Quittungen.
Publizitätsrichtlinie
Wirtschaftsrecht
Alle Angaben in E-Mails
UGB weitet Transparenzpflicht auf elektronische Korrespondenz aus
Das neue Unternehmensgesetzbuch (UGB) bringt neue Transparenzmaßstäbe für elektronische Geschäftskorrespondenz und Websites. Während für Letztere bereits nach dem Mediengesetz und dem E-Commerce-Gesetz Impressums- und Offenlegungspflichten bestehen, schafft das UGB nun auch Pflichtangaben für elektronische Geschäftskorrespondenz.
Bereits das HGB hat vorgeschrieben, dass Kapitalgesellschaften verpflichtet sind, auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen die Pflichtangeben wie Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und das zuständige Firmenbuchgericht anzuführen. Nun ist diese Verpflichtung nicht mehr auf die Papierform beschränkt. Das UGB sieht vor, dass alle Geschäftsbriefe und Bestellscheine, "die auf Papier oder in sonstiger Weise" an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, die Pflichtangaben zu enthalten haben. Dies gilt somit insbesondere auch für die elektronische Geschäftskorrespondenz.
Mit dieser Neuerung wurde gleichzeitig auch eine Vorgabe der EU-Publizitätsrichtlinie fristgerecht umgesetzt, deren Ziel es ist, gemeinschaftsweit Unternehmensinformationen durch moderne technische Hilfsmittel einfacher und rascher zugänglich zu machen.
Die neue Regelung im UGB hat auch den Adressatenkreis dieser Verpflichtung deutlich erweitert. Sie gilt nun für sämtliche Unternehmer, die im Firmenbuch eingetragen sind, und daher insbesondere auch für Einzelunternehmer, offene und Kommanditgesellschaften.
Entspricht ein eingetragener Unternehmer diesen Verpflichtungen zur Aufnahme der Pflichtangaben in Geschäfts-E-Mails nicht, so sieht das UGB Zwangsstrafen durch das Firmenbuchgericht vor. Damit besteht bei Unternehmen Handlungsbedarf, ein einheitliches E-Mail-Format zu schaffen, das die Pflichtangaben enthält und das die Mitarbeiter im geschäftlichen Verkehr auch verwenden. (Ivo Rungg, Hellmut Buchroithner, DER STANDARD, Print-Ausgabe, 13.2.2007)