Seit Jahresbeginn müssen Rechnungen, die per Fax übermittelt werden, elektronisch signiert sein. Da Faxgeräte, die sich für die E-Signatur eignen, am Markt aber kaum angeboten werden, dürfte diese Regelung de facto das Aus für die Faxrechnung bedeuten.

Wer dennoch nicht zur guten alten Postsendung zurückkehren will, sollte sich rüsten: Elektronische Rechnungen müssen einige Voraussetzungen erfüllen.

So muss jedes Unternehmen, das Rechnungen elektronisch ausstellt, seinen Rechnungsempfängerinnen bekannt geben, wie sie die Existenz einer elektronischen Signatur überprüfen können.

An die Person gebunden

Zudem ist eine E-Rechnung nur dann für den Vorsteuerabzug geeignet, wenn sie mit einer elektronischen Signatur versehen ist. Dieser bedarf spezieller Chiparten oder Hardware Security Modules, die mittels einer einmaligen Identifizierung auf die rechnungserstellende Person technisch zugeschnitten wird. Die Sicherheit der Signatur von einer dafür befugten Stelle, also etwa die Telekom Control Kommission oder die Bestätigungsstelle A-SIT, zertifiziert sein.

Vorsicht ist bei besonderem technologischen Ehrgeiz geboten: Auch dann, wenn der/die RechnungsausstellerIn für die Signatur Erstellungseinheiten verwendet, die den üblicherweise bescheinigten technisch überlegen sind, ersetzt das nicht die rechtlich vorgeschriebene Bescheinigung. Die Rechnung ist dann zwar dem/der EmpfängerIn gegenüber bindend, kann aber nicht für den Vorsteuerabzug verwendet werden. (mas)