Richard Krebs ist Realist. Deshalb weiß der 32-Jährige jetzt schon, wie lange der Life Ball dauern wird: "Drei Minuten. Da werde ich den Knopf aus dem Ohr nehmen und die Stimmung genießen. Dann geht es weiter: Richtig durchatmen werden wir alle frühestens Sonntagabend."

Zwischen dem 16. und dem 18. Mai auch nur eine Minute Schlaf zu finden, daran denkt Krebs schon lange nicht mehr: Schon als er im Jänner den Job als Produktionsleiter von Gery Keszlers HIV-Charity-Party am Rathausplatz übernommen hat, war ihm das klar: "Hier arbeiten seit Monaten alle am Limit - und wenn wir unseren Job gut machen, bekommen die Ballbesucher davon nichts mit."

Vermutlich ist daher das Wort "Chef-Heinzelmännchen" die genaueste Beschreibung von Krebs' Job: 16 Jahre lang war er bei "Art for Art" von der Deko bis zum Locationmanagement für so ziemlich alles zuständig, was das Funktionieren von Events überhaupt erst ermöglicht. Beim Life Ball läuft nun bei ihm alles zusammen, was nichts mit Künstlern, Show, Presse und Glamour zu tun hat: die Behördenkoordination etwa. Alle Aufbau-, Liefer- und Transportarbeiten. Oder die Sicherheit. Wie viele Menschen und wie viel Material er da (derzeit) über Schreibtisch und Handy und (ab 10. Mai) über Funk am Rathausplatz steuert, "kann ich so gar nicht sagen: 150 Stagehands und 200 Tonnen Material allein am Platz - und da kommen 30 Firmen dazu, die ihre Leute mitbringen." Allein das reibungslose Anliefern von Ton- und Gastro-Equipment für den Festsaal des Rathauses sei da "eigentlich Wahnsinn".

Und im Gegensatz zum "öffentlichen" Life-Ball-Bereich - also der Bühne vor dem Rathaus - gibt es drinnen, wo die 4700 Ballbesucher nach der Modeschau feiern werden, keine synergetisch nutzbare Infrastruktur. Denn draußen, auf dem Platz, steht immerhin schon jene Bühne, auf der eine Woche vor dem Life Ball die Festwochen eröffnet werden: Die wird ab Sonntag früh umgebaut - und auch Stapler, Bürocontainer und Arbeitsbühnen vom Festwochenauftakt werden weiterverwendet. "Wir teilen uns das."

Zeitdruck
Und ohne die Verkabelung und Verrohrungen, die bei der Totalsanierung des Rathausplatzes vor einigen Jahren fix in den Boden verlegt wurden, wäre der Aufwand für die eine Nacht längst nicht mehr zu schaffen. "Wir hätten auch keine Chance, den Platz bis zum 21. Mai zu räumen." Denn da übernimmt der nächste Mega-Event: Der Umbau der City zur Euro-Fanmeile beginnt.

Doch auch wenn die sich vor allem in gastronomischer Größe bemerkbar machen wird, weiß Stefanie Metzger, dass es gerade da nicht viele Synergien zum Life Ball gibt: "Jede Veranstaltung ist eigen", erklärt die Koordinatorin von 600 Mitarbeitern und rund 300 Gastro-Partnern in Keszlers Kommandozentrale. Bis Metzger im Februar beim Life Ball anheuerte, leitete sie sechs Jahre lang bei Gerstner das "Gourmet-Catering" - betreute also auch den Opernball: "Man kann das nicht vergleichen. Der Life Ball ist viel komplexer, weil das Rathaus so gar nicht dafür angelegt ist. Der Aufwand beim Opernball ist viel geringer - obwohl mehr Menschen hineinpassen."

Erschwerend, so Metzger, käme darüber hinaus noch der Charity-Charakter hinzu: "Beim Opernball bestellt man eine gut bezahlte Dienstleistung - auf Sponsoren muss man ganz anders eingehen."

Und bei aller Professionalität und Erfahrung mit Großevents geben Metzger und Krebs zu, dass es auch für sie immer wieder faszinierend sei, zu beobachten, dass am Ende "tatsächlich alles funktioniert. Das ist zum einen Routine, zum anderen Professionalität - aber manches funktioniert zuletzt dann nur, weil jeder weiß: Es muss gehen - und zwar jetzt." (Thomas Rottenberg, DER STANDARD, Print-Ausgabe, 17.4.2008)