"Glauben Sie, dass Sie gut organisiert sind?" Peter Fromme, Geschäftsführer von Gutwinski Management, überlässt es der Beurteilung des Betrachters, ob überquellende Posteingänge, Stapel von Pressemitteilungen und Ablagesysteme aus der frühen Steinzeit noch den Überblick über das so genannte geordnete Chaos zulassen. Nach kurzer Überlegung kann man dem Effektivitätstrainer nur mehr zustimmen: Eine strukturelle Rundumerneuerung der Büroorganisation stellt eine dringende Notwendigkeit dar.Eine Redaktion wird gePEPt PEP, kurz für Persönliches Effektivitätsprogramm, wurde in den 80iger Jahren in den USA entwickelt und vom deutschen Institut für Beratung & Planung (IBT) nach Europa importiert. Seit Anfang 1998 räumt IBT in Kooperation mit Gutwinski auch in Österreich komplette Büros auf, denn der "idealtypische Schreibtisch ist morgens und abends leer." "Lernen Sie wegzuwerfen", erteilt Fromme sogleich der "Jäger und Sammler"-Mentalität eine Absage. Drei Jahre alte Notizen ("Brauchen Sie das wirklich noch?") ereilt das gleiche Schicksal wie die vorvorletzte Ausgabe einer renommierten Wirtschaftszeitung: Ab ins Altpapier! Sofort-Prinzip "Auf dieses mail müßte man noch reagieren" lässt der Effektivitätstrainer nicht gelten - es folgt ein erbarmungsloses "Wann?". Arbeiten, die innerhalb von drei bis fünf Minuten erledigt werden können, sollten sofort in Angriff genommen werden, so die wichtigste PEP-Regel, für allen anderen muss ein "Termin mit sich selbst" vereinbart werden. "Unerledigtes blockiert die Produktivität und den work-flow", konstatiert Fromme, "mit 20 geistig notierten Aufgaben im Hinterkopf kann niemand klar denken." Um den Einmaleffekt zu vermeiden, erarbeiten die Consultants an vier Tagen innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten mit ihren Klienten ein individuelles Effektivitätsprogramm direkt vor Ort, nämlich am eigenen Arbeitsplatz. Die Hängeregistratur an der Wand wird dabei ebenso unter die Lupe genommen wie E-mail-Ordner und die interne Besprechungskultur. Eine funktionelle und vor allem logische Büroorganisation avanciert zum begehrten Objekt. Unternehmen wie VW, Ford und ABB holten die Berater ins Haus, um in die Kunst des Aufräumens eingeweiht zu werden. "Die durchschnittliche Zeitersparnis beträgt sieben Stunden pro Woche", berichtet Fromme. online check Neueste Errungenschaft aus dem Hause IBT ist der erste online ManagerCheck , der ab 1. Mai kostenlos und anonym Produktivitätspotenziale etwa in den Bereichen Organisation, Planung, Besprechungen und Informationsmanagement aufzeigt. Dabei werden in einem ersten Schritt mögliche Effektivitätssteigerungen anhand von Vergleichswerten deutscher Manager errechnet. Darauf aufbauend erfolgt durch Detailchecks eine individuelle Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen des persönlichen Arbeitsstils. IBT versendet abschließend auf Wunsch konkrete Leitfäden zur effizienteren und stressfreieren Gestaltung des Büroalltages. Der Zeitaufwand für den online check liegt - PEP-gerecht - bei zehn Minuten. DI Peter Fromme ist Workshop-Leiter in Johanna Zugmanns nächster KarriereLounge "Wege zur idealen Karriere" am 11.5. Infos unter 53 170/232. Zum TEST Der ManagerCheck